Kuinka hallita aikaa - 9 vinkkiä

Pidinkin sitten parin viikon kesälomani ajan myös blogilomaa - näköjään kun arkirutiinit työn osalta ovat tauolla, myös harrastuksista on vaikea pitää säännöllisesti kiinni. Lomailu, hyvä seura ja pieni lähiseutumatkailu tekivät todella hyvää, ja tällä viikolla töihin paluu tuntuikin aivan leppoisalta (varsinkin, kun töissä on niin ihanan rauhallista useimpien vielä lomaillessa). 

Aina työmoodi ei kuitenkaan ole parhaimmillaan, ja viime aikoina olen joutunut toteamaan, että ajanhallinnassani ja ylipäätään työrutiineissani olisi kehittämistä, enkä nyt tarkoita pelkästään "oikeita" töitä vaan myös muuta elämää. Ajanhallinta on oikeastaan harhaanjohtava käsite, sillä kaikkihan me tiedämme, että aikaa ei voi hallita - mutta omaa ajankäyttöä onneksi usein voi. ItseT tiedän kyllä, mitä on tehtävä ja myös mitä haluan tehdä, mutta aikaan saamisessa, keskittymisessä ja tehokkaassa ajankäytössä tulee usein vastaan haasteita (eli lyhyesti sanottuna: aamulla väsyttää, some vie mennessään, sähköpostia tulee vilkuiltua vähän väliä, priorisointi menee pieleen ja yleinen vetelyys vaivaa). 

Onneksi ajankäytön tehostamiseen ja järkevöittämiseen löytyy monenlaisia menetelmiä, joita olen viime aikoina tutkiskellut ja testaillut niin työssä kuin vapaallakin. Tänään ajattelin jakaa teille niistä muutamia, jotka olen joko todennut omalla kohdallani toimiviksi tai jotka vaikuttavat lupaavilta.

1. Aloita seuraamalla päivän, parin tai vaikkapa viikon ajan sitä, mihin aikasi todella kuluu: kuinka monta tuntia päivässä käytät tehokkaaseen työskentelyyn, paljonko hurahtaa somea selaillessa, paljonko arkeen mahtuu sosiaalista kanssakäymistä ja niin edelleen. Ilman perusteellisempaa tarkastelua meillä on helposti aika vinoutunut käsitys siitä, mihin käytämme aikaamme - esimerkiksi lyhyistäkin toistuvista älyluurin lääppimishetkistä kertyy helposti puolivahingossa aikamoinen potti päivässä. Kun tiedät, mihin aikasi menee, sinun on helpompi analysoida, onko ajankäyttösi omien arvojesi ja päämääriesi mukaista: eikö nimittäin olisi toivottavaa, että valtaosa valveilla vietetystä ajasta kuluisi sellaisten asioiden parissa, jotka vievät sinua haluamaasi suuntaan?

2. Ehkä jo teetkin ainakin silloin tällöin to do -listoja - mutta kirjaathan ylös riittävän konkreettisia ja helposti toteutettavia tehtäviä? Aikaansaamista edistää se, että suuret tavoitteet pilkkoo niin pieniksi kuin mahdollista (jopa naurettavuuksiin asti, jos muuten ei meinaa sujua). Lisäksi tehtyjen hommien yliviivaaminen tai ruksiminen to do -listalta tuntuu palkitsevalta, ainakin verrattuna siihen, että tuijottaisi joka päivä listoiltaan samoja massiivisia kokonaisuuksia, joita ei ole toivoakaan saada päivässä valmiiksi.

3. Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen ja aloita aina tärkeimmästä. Eräs tuttavani neuvoi jopa kokeilemaan sellaista, että päättäisi keskittyä vain ja ainoastaan päivän tärkeimpään tehtävään kahden tai kolmen ensimmäisen työtunnin ajaksi, vilkaisematta edes sähköpostia ensin. Tätä aion ehdottomasti kokeilla, sillä itse ainakin huomaan ajatusteni harhailevan helposti vähän joka suuntaan, jos aloitan päiväni lukemalla sähköpostit, somepäivitykset ja mahdollisesti vielä uutisetkin.

4. Minimoi häiriötekijät: laita kännykkä äänettömälle, älä pidä sähköpostia koko ajan auki, laita somekanavien ilmoitukset pois päältä. Harvalla on niin rautainen keskittymiskyky, että pystyy pysymään asiassa, jos vähän väliä kuulee kutsuvia piippauksia. Toki joskus on oltava tavoitettavissa, ja työpaikalla muista ihmisistä ei välttämättä pääse eroon. Joskus voi kuitenkin olla ihan hyvä idea kertoa muillekin haluavansa keskittyä tietyksi ajaksi yhteen asiaan, tai ehkä jopa laittaa työhuoneen oven kiinni tai peräti "ei saa häiritä" -lapun oveen (sitäkin olen kuullut suositeltavan, en ole kokeillut, taidan olla niin kiltti, että se tuntuisi vähän tylyltä).

5. Jos jokin asia hoituu kahdessa minuutissa, tai vaikka viidessäkin, tee se heti. Itse olen yllättävän lahjakas viivyttelemään yksinkertaisten pikkuasioiden hoitamisessa, koska ne eivät yleensä ole erityisen mielenkiintoisia tai haastavia - mutta kun ne saa pois alta, tulee reipas ja ahkera olo, jonka vallassa on hyvä jatkaa niiden kiinnostavampienkin juttujen pariin.

6. Suunnittele päiväsi ja aikatauluta to do -listallasi kummittelevat tehtävät. Tämän olen kokenut itse erittäin toimivaksi, sillä aiemmin olen ollut todella huono suunnittelemaan, ja esimerkiksi opiskeluaikoina en tehnyt koskaan minkäänlaisia lukusuunnitelmia. Nyt olen kuitenkin ottanut tavaksi merkata joka työpäivä kalenteriin, mitä mihinkin aikaan aion tehdä, ja näin tarkkoja ja selkeitä suunnitelmia onkin ollut yllättävän helppo noudattaa. Toisaalta aikatauluun kannattaa jättää myös jouston varaa, sillä tunnetusti asiat eivät aina mene suunnitelmien mukaan, ja joskus vastaan tulee yllättäviä kiireitä, joita ei auta siirtää myöhemmäksi.

7. Kysy apua ja delegoi tehtäviä, jos mahdollista. Kaikkea ei tarvitse tehdä eikä osata itse, eikä aina ole tarpeen jäädä pitkäksi aikaa äheltämään jonkun sellaisen ongelman pariin, jonka viereisessä huoneessa istuva työkaveri saattaisi osata ratkaista hetkessä. 

8. Palkitse itseäsi tavoitteiden saavuttamisesta. En välttämättä tarkoita sitä, että naukkaisit palan suklaata palkinnoksi jokaisesta kirjoittamastasi sähköpostista tai soittamastasi puhelusta, mutta arjen piristäminen pienillä, itselle sopivilla palkkioilla voi silti olla kokeilemisen arvoista. 

9. Pidä taukoja. Ihmisen keskittymiskyky on rajallinen resurssi, eikä varmasti juuri kukaan pysty työskentelemään tehokkaasti kahdeksaa (tai edes vaikkapa viittä) tuntia päivässä putkeen. Tauotta paahtamisesta saattaa tulla ahkera ja aikaansaava olo, mutta todellisuudessa työskentely voi olla tehokkaampaa lyhyemmissä pyrähdyksissä. Lisäksi taukojen pitäminen auttaa palautumaan työkuormituksesta jo päivän aikana.

Löytyisikö teiltä vielä lisää timanttisia ajanhallintavinkkejä?